Programa de Conformidade

Renovar o amanhã e gerar valor para os acionistas e a sociedade no longo prazo só são possíveis com uma atuação ética, íntegra e transparente de todos os nossos integrantes. Essa maneira de crescer e perpetuar nosso negócio, em linha com nossos valores, sempre esteve presente nas decisões estratégicas das lideranças, pautando a relação com os acionistas, governos, clientes, fornecedores, comunidades dos municípios em que atuamos e demais públicos de interesse.


Programa de Conformidade


Renovar o amanhã e gerar valor para os acionistas e a sociedade no longo prazo só são possíveis com uma atuação ética, íntegra e transparente de todos os nossos integrantes. Essa maneira de crescer e perpetuar nosso negócio, em linha com nossos valores, sempre esteve presente nas decisões estratégicas das lideranças, pautando a relação com os acionistas, governos, clientes, fornecedores, comunidades dos municípios em que atuamos e demais públicos de interesse.

Em 2017, acompanhando a evolução das demandas da sociedade e da legislação em torno da implementação de sistemas de conformidade nas organizações, nosso Conselho de Administração aprovou a “Política sobre Conformidade com Atuação Ética, Íntegra e Transparente” da Atvos. Esse documento estabelece as diretrizes para o desenvolvimento das ações de capacitação, prevenção e conscientização que realizamos para assegurar que a atuação de nossos integrantes esteja de acordo com o compromisso assumido com a sociedade, com dez itens a serem seguidos sem exceções nem flexibilizações.

Para apoiar nossos integrantes a terem uma atuação em conformidade com Nosso Compromisso e com a Política sobre Conformidade, implementamos o Sistema de Conformidade, um conjunto de medidas que visa prevenir, detectar e remediar riscos para uma atuação ética, íntegra e transparente. A

implementação do Sistema de Conformidade na Atvos é contínua e direcionada pela atuação dos líderes na realização do Ciclo de PA com os liderados.

Como parte do nosso Sistema de Conformidade, disponibilizamos o Linha de Ética, canal de comunicação que funciona de forma ininterrupta para o recebimento de denúncias sobre condutas que violem nosso Compromisso com a Atuação Ética, Íntegra e Transparente. O fluxo de comunicação entre os denunciantes e o Linha de Ética é gerenciado por uma empresa externa, o que aumenta o nível de sigilo e confidencialidade dos relatos e informações fornecidas.

O recebimento de relatos pelo Linha de Ética abre a oportunidade para o aprimoramento da nossa atuação na medida em que contribui para direcionar a realização de melhorias contínuas tanto em nossos processos quanto no comportamento dos integrantes.

Uma das principais evoluções que realizamos no Linha de Ética no último ano-safra foi a disponibilização de um atendente para o recebimento das comunicações, atuando em conjunto com as plataformas eletrônicas que já existiam (site e secretária eletrônica do 0800). Quase 30% das comunicações recebidas na safra 2017/2018 foram por meio do atendimento humano, comprovando o benefício da ampliação da acessibilidade do canal.



Na safra 2017/2018, aderimos ao “Pacto Empresarial pela Integridade e contra a Corrupção”, iniciativa desenvolvida pelo Instituto Ethos de Empresas e Responsabilidade Social. Como signatários do Pacto, incrementamos nossa gestão por meio da plataforma desenvolvida pelo Ethos para avaliar a maturidade das práticas de promoção da integridade e oferecer subsídios para a melhoria dos processos.

Entre os indicadores analisados na primeira rodada de avaliação da maturidade, identificamos que nossa estrutura e práticas de governança estão no estágio mais avançado da escala proposta pelo Ethos. Também

encontramos oportunidades para aprimorar nossa gestão em aspectos como a formalização das ações que realizamos para apoiar políticas públicas de desenvolvimento social e o reforço da comunicação de nossos valores éticos, expressos no Compromisso com a Atuação Ética, Íntegra e Transparente. A melhoria nesses indicadores é um dos objetivos definidos para a safra 2018/2019.

Entre os compromissos que assumimos está o de divulgar e capacitar nossos integrantes e parceiros da cadeia de valor sobre a legislação brasileira anticorrupção. Atualmente, mais de 400 empresas brasileiras fazem parte do Pacto pela Integridade.

Além do Instituto Ethos, também atuamos, de forma estratégica, em diferentes associações setoriais que promovem a discussão sobre a adoção de boas práticas de gestão no setor sucroenergético e que atuam voltadas para o desenvolvimento da cadeia de valor. Integramos os conselhos de associações regionais relevantes para o setor, presentes nos estados em que temos unidades instaladas: Unica (SP), Biosul (MS), Sifaeg (GO) e Sindalcool (MT). Além disso, participamos do Fórum Nacional Sucroenergético (FNS), entidade que atualmente reúne 16 associações estaduais representativas do setor de açúcar, etanol e energia.

A realização de treinamentos e capacitações para os integrantes sobre o tema de conformidade foi uma das principais ações que realizamos na safra 2017/2018. As iniciativas conduzidas tiveram como objetivo dar transparência ao nosso Compromisso com a Atuação Ética, Íntegra e Transparente e às diretrizes da Política sobre Conformidade, detalhar o Sistema de Conformidade e a legislação anticorrupção, expor as situações de risco para o nosso negócio e clarificar os tipos de comportamentos que não são aceitos em nossa atuação.

Os treinamentos sobre conformidade envolveram cerca de 2,3 mil integrantes na última safra e continuarão a ser realizados em 2018, buscando envolver 100% do efetivo. Para as equipes que trabalham nas operações agrícolas, as capacitações ocorrerão de maneira contínua, por meio dos Diálogos Diários de Conformidade,

integrados à prática do Diálogo Diário de Segurança (DDS). O programa foi estruturado e desenhado no último ciclo e terá início na safra 2018/2019.

Um dos principais diferenciais no nosso programa de capacitação sobre conformidade é a customização do conteúdo para cada tipo de público a ser engajado. Dessa forma, geramos valor para a ação ao garantir que a temática abordada é a mais adequada para a realidade operacional. Um exemplo dessa estratégia é o maior foco em assuntos como direitos a oportunidades iguais no ambiente de trabalho nos treinamentos para os profissionais do campo, cujas atividades estão menos expostas a riscos como lavagem de dinheiro ou corrupção com agentes públicos.

Além dos treinamentos presenciais, cerca de 2,1 mil integrantes (todos que têm acesso à intranet)

foram capacitados em uma plataforma on-line e receberam o certificado de integridade de acordo com uma avaliação preenchida posteriormente. Na safra 2018/2019, começamos a avaliar mecanismos para incluir a conclusão desse treinamento no Ciclo de avaliação do Programa de Ação, como um dos requisitos para a obtenção da remuneração variável.

Outra ação iniciada em 2017 e que será reforçada na safra 2018/2019 é o preenchimento do Formulário de Transparência, documento no qual cada integrante identifica e comunica previamente à Atvos as situações em que podem ocorrer conflitos de interesse. Nossos líderes são orientados a comunicar previamente, por meio do formulário, diferentes tipos de situações – como a contratação de parentes ou de fornecedores com os quais tenha sociedade – e declarar o seu impedimento para participar da tomada de decisão.

Gestão de riscos

Para dar suporte à gestão das operações e ao controle de fatores externos que podem impactar na capacidade do negócio de gerar valor e de se perpetuar, desenvolvemos na safra 2017/2018 uma matriz que identifica e prioriza todos os riscos estratégicos, financeiros, socioambientais, de conformidade e operacional para a Atvos.

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Gestão de riscos

Para dar suporte à gestão das operações e ao controle de fatores externos que podem impactar na capacidade do negócio de gerar valor e de se perpetuar, desenvolvemos na safra 2017/2018 uma matriz que identifica e prioriza todos os riscos estratégicos, financeiros, socioambientais, de conformidade e operacional para a Atvos.

No processo para desenhar a matriz, nossos líderes foram engajados em uma rodada de entrevistas e convidados a avaliar os riscos relacionados às suas áreas de atuação, considerando sua probabilidade e a frequência de ocorrência, bem como a dimensão do impacto em oito aspectos diferentes. Após essa avaliação, nosso Mapa de Riscos apresenta aqueles de maior relevância, apoiando a definição de planos de ação para controle e mitigação.

O monitoramento desses aspectos, assim como a gestão da conformidade com o nosso Compromisso, é responsabilidade de todos os integrantes. Para apoiar esse processo, realizamos o plano anual de auditoria interna, que visa aperfeiçoar os controles internos, políticas e demais orientações da empresa. Alinhado ao planejamento estratégico, o plano de auditoria interna baseia-se na matriz estratégia e considera os riscos prioritários, a materialidade financeira e contábil dos processos, os relatos ao canal Linha de Ética, bem como os resultados de auditorias anteriores.

Conformidade na cadeia de suprimentos

O aperfeiçoamento dos processos de gestão de riscos e o controle de processos levaram a uma evolução nos mecanismos que utilizamos em busca de assegurar a conformidade de nossos fornecedores com a legislação e o nosso Compromisso. Na safra 2017/2018, cerca de 2,5 mil empresas que fornecem materiais e prestam serviços para a Atvos, além dos parceiros agrícolas, passaram por um novo processo de homologação e avaliação de riscos (due dilligence).

O foco do trabalho é a identificação e mitigação de riscos na cadeia de suprimentos. A primeira etapa consiste no cadastramento e na avaliação de um questionário de conformidade respondido pelos próprios fornecedores, em conjunto com certidões e outros documentos públicos. De acordo com as respostas fornecidas, as empresas são classificadas em níveis diferentes de criticidade, demandando maior profundidade da análise a ser realizada.

Dos 2,5 mil fornecedores avaliados na última safra, 436 foram classificados no nível mais elevado de criticidade. Por meio de um sistema informatizado, buscamos informações de domínio público mais detalhadas sobre as

atividades desses fornecedores para estruturar uma avaliação reputacional. Assim, classificamos os fornecedores em quatro categorias de risco: baixo, médio, alto e crítico.

Um dos diferenciais desse modelo é a governança para o processo de tomada de decisão envolvendo os fornecedores de risco alto. Desde a última safra, para efetivar essas contratações, os líderes dos polos agroindustriais precisam da aprovação do Líder de Negócio. Os fornecedores de risco crítico, por sua vez, só podem ser contratados com a aprovação do Líder de Negócio e do Conselho de Administração.

Na safra 2018/2019, continuaremos o processo para avaliação e priorização de nossos fornecedores de acordo com o nível de criticidade e grau de riscos. Nossa empresa conta com mais de 10 mil parceiros e nossa meta é ter 100% deles incluídos nesse mapeamento reputacional. Assim, minimizamos os riscos para nossas operações ao mesmo tempo que criamos oportunidades para influenciar positivamente a cadeia de suprimentos para a adoção de boas práticas de governança e de conformidade.

Governança corporativa

Fazemos parte do Grupo Odebrecht, que possui atuação global em diferentes setores produtivos estratégicos, e possuímos uma estrutura de governança corporativa que garante autonomia na condução dos negócios e nas tomadas de decisão. O Conselho de Administração tem a responsabilidade de disseminar e preservar os conceitos da Tecnologia Empresarial Odebrecht (TEO) com vistas à sobrevivência, ao crescimento e a perpetuidade da nossa capacidade de renovar o amanhã.

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Governança corporativa

Fazemos parte do Grupo Odebrecht, que possui atuação global em diferentes setores produtivos estratégicos, e possuímos uma estrutura de governança corporativa que garante autonomia na condução dos negócios e nas tomadas de decisão. O Conselho de Administração tem a responsabilidade de disseminar e preservar os conceitos da Tecnologia Empresarial Odebrecht (TEO) com vistas à sobrevivência, ao crescimento e a perpetuidade da nossa capacidade de renovar o amanhã.br>
O Conselho de Administração é formado por seis membros, dentre os quais um é

independente, de acordo com os critérios descritos em nossa Política sobre Conformidade. A atuação do órgão é apoiada por três Comitês Permanentes, que auxiliam na avaliação de riscos e externalidades, subsidiando o processo decisório e de deliberação.

Um dos principais benefícios do nosso modelo de governança, proporcionado pelas dinâmicas de reporte das lideranças ao Conselho de Administração, é o acompanhamento próximo e estratégico da evolução dos negócios por parte dos acionistas.

O Comitê de Conformidade monitora, de forma contínua, a implementação do Sistema de Conformidade, por meio da interação direta com o Responsável por Conformidade, líder da Atvos que reporta diretamente ao Conselho de Administração. Os processos de gestão financeira são amplamente discutidos nas reuniões do Comitê de Finanças, Investimento e Auditoria. O desenvolvimento dos integrantes, estratégias de remuneração e outros temas sensíveis ao nosso capital humano, ficam a cargo das orientações do Comitê de Pessoas e Organização.


Créditos

Responsável pela Sustentabilidade: Mônica Alcântara
Responsável pela publicação: Guilherme Bourroul
Consultoria GRI e relato integrado, coordenação editorial e design: usina82
Fotografia: Eduardo Moody, Anderson Meneses e acervo Atvos

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